Daca ai o microintreprindere si prestezi anumite servicii probabil ca nu vei avea o activitate financiar-contabila foarte complicata.
Iata care sunt aspectele de care trebuie sa tii cont:
1. Monitorizarea serviciilor prestate
Monitorizarea inseamna sa tii o evidenta a contractelor semnate si a termenelor limita de finalizare a serviciilor.Acest lucru te va ajuta sa lucrezi ordonat, sa nu ratezi scadente si astfel sa nu produci nemultumire clientilor.
Daca ai servicii care se intind pe mai multe perioade va trebui sa tii evidenta pe fiecare perioada a ceea ce s-a prestat pentru a-ti recunoaste corect venitul in perioada la care se refera. Este unul dintre principiile contabilitatii si fiscalitatii.
2. Facturarea la timp a serviciilor
Este bine sa facturezi la timp serviciile prestate din mai multe motive:
· Partenerii tai vor avea nevoie de facturi pentru a-si inregistra la timp cheltuielile in contabilitate;
· Pentru a fi platit la timp – daca intarzii emiterea vei avea si o intarziere in incasare.
Daca ai facturi recurente poti folosi optiunea Smart Bill de Facturi recurente si astfel scapi de grija emiterii lor.
O factura recurenta se poate seta usor, asa cum se poate observa in campurile de mai jos:
3. Urmarirea incasarilor si inregistrarea lor
Orice vanzare catre terti implica doua lucruri: intregistrarea efectiva in contabilitate a venitului din vanzare si apoi incasarea contravalorii serviciului prestat.
Faptul ca ai venit nu inseamna ca ai si un cash flow bun. Poti emite sute de facturi catre parteneri dar daca nu incasezi nimic, atunci firma ta nu este viabila.
De aceea este important sa iti urmaresti temeinic incasarile. Si poti face acest lucru in Smart Bill prin optiunea Incasari – aici poti reflecta toate tipurile de incasari – in numerar, prin banca sau alta modalitate.
Atunci cand incasarea o faci in numerar va fi necesara generarea documentului numit chitanta (in ipoteza in care nu ai obligatia de a emite bonul fiscal) si predarea catre client:
4. Urmarirea cash-flow-ului pentru a nu intra in deficit de numerar
Un cash-flow sanatos indica un bun control al incasarilor si platilor, faptul ca ai clienti buni platnici si reusesti sa echilibrezi sumele incasate cu sumele de plata si sa le programezi corespunzator.
Pentru controlul strict al numerarului din casieria unitatii legislatia financiar-contabila te obliga sa detii un registru de casa prin care sa evidentiezi intrarile, iesirile si soldul zilnic al numerarului din unitate.
Pentru acest lucru poti utiliza optiunea Registru de casa din meniul Rapoarte al aplicatiei Smart Bill:
Daca introduci la timp toate tranzactiile atunci raportul generat de aplicatie va fi tot ce ai nevoie, fara a mai trebui alte documente, hartii, registre.
5. Comunicarea documentelor financiare catre parteneri intr-un mod profesionist
O data emise, documentele vor trebui comunicate partenerilor: proformele, facturile vor trebui trimise imediat acestora.
Cel mai simplu si mai economic mod este de a le trimite pe mail, intr-un proces organizat.
In Smart Bill ai mai multe planuri de comunicare pe care le gasesti in meniul de configurare – Notificari clienti.
Poti alege sa ii notifici la emiterea facturilor, trimitandu-le automat un text frumos, profesionist intocmit si factura in atasament, la fel cum poti sa setezi pana la 3 notificari la anumite termene de la emiterea facturii pentru a le reaminti obligatiile de plata. Astfel, aplicatia iti “preia “rolul de verificare si de atentionare.
6. Verificarea periodica a evolutiei firmei
Chiar daca ai activitate dinamica pe firma, facturezi mult si incasezi constant sumele facturate, nu strica sa arunci o privire mai in detaliu in activitatea firmei, fiindca poti gasi concluzii importante care sa iti imbunatateasca eficienta.
Iata un tablou de baza si cateva idei bune de unde sa incepi verificarea:
Ce ai putea sa verifici pe baza acestor rapoarte?
· Care sunt clientii cei mai fideli, care au volumele cele mai mari?
· Daca ai expunere foarte mare pe un client poate ar fi bine sa incerci sa cauti si altii pentru a diversifica portofoliul si a diminua riscul;
· Care sunt serviciile care se vand cel mai bine?
· Care sunt clientii care intarzie platile?
· Care este sezonalitatea afacerii tale?
Toate aceste activitati sunt foarte utile (si unele chiar obligatorii), de aceea este bine sa le integrezi in activitatea de zi cu zi, mai ales ca exista instrumentele care te ajuta sa le poti face mai rapid si mai simplu.
